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Gestión de Servicios de limpieza, mantenimiento y similares en Centros Educativos

fondo_pizarraCleanTec es una solución informática completa diseñada para gestionar servicios de limpieza, mantenimiento y servicios generales en grandes complejos constructivos y edificios públicos.

CleanTec registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión in-situ.

 

Gestión de Servicios de limpieza, mantenimiento y similares en Centros Educativos

fondo_pizarraCleanTec es una solución informática completa diseñada para gestionar servicios de limpieza, mantenimiento y servicios generales en grandes complejos constructivos y edificios públicos.

CleanTec registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión in-situ.

 

Pilares funcionales

Pilares funcionales

CleanTec basa su funcionalidad en 3 pilares fundamentales:

  • Control de la presencia,
  • Planificación, seguimiento y trazabilidad de los servicios,
  • Revisiones de calidad a través del diseño de check-list, la recogida de datos in-situ mediante PDAs y la parametrización de indicadores de la calidad de servicio (KPIs – Key Performance Indicators).

Seguimiento mediante KPIs

Seguimiento mediante KPIs

Estos servicios suelen tener en común que se planifican y ejecutan con una determinada frecuencia periódica y además precisan de un seguimiento por parte del cliente y de la empresa que presta los servicios mediante Indicadores Claves del Desempeño o KPIs que pueden ser configurados en cualquier momento desde la aplicación y contestados en “campo” con PDAs o sistemas de captura de datos similares.

La aplicación CleanTec contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o administración para conseguir una mayor adaptación a cada caso concreto incluyendo diferentes módulos principales y auxiliares.

Módulos y Escenarios de Trabajo

Módulos y Escenarios de Trabajo

CleanTec atiende a diferentes perfiles de usuario, (gestores técnicos de la contrata, trabajadores que desempeñan el servicio in-situ, supervisores y gerentes de la administración,…) con protocolos, necesidades y usos diferentes de los datos partiendo de la misma información.

Por este motivo CleanTec, se ha diseñado, atendiendo a los diferentes perfiles, en tres módulos diferenciados por escenarios de trabajo:

  • BackOffice (CleanTec/BackOffice): Es el módulo de Oficina que utilizan los gestores técnicos, donde se lleva a cabo el mantenimiento de datos maestros, la estructuración de las zonas y las áreas, la planificación de servicios, la gestión de incidencias, el diseño de los check-list y KPIs, o el seguimiento y la trazabilidad de los servicios entre otros.
  • Movilidad (Entorno de campo): Las Apps de campo son utilizadas por los trabajadores quienes realizan finalmente los servicios in-situ. Existen al menos dos tipos de Apps de movilidad, las que están instaladas en elementos portátiles que lleva el usuario y las que se encuentra ubicadas en puntos fijos de control:
    • CleanTec/PDA: para los encargados de la contrata, con la que se realizan las funciones de gestión de datos in-situ como de fichaje del personal, la recepción de incidencias, visualización de los servicios planificados del día, el cierre de servicios y la gestión del aseguramiento de la calidad mediante el alta de cuestionarios o check-list in-situ.
    • CleanTec/App Smartphone: para los limpiadores y trabajadores que realizan el trabajo final, con el Smartphone los trabajadores registran la presencia (entrada y salida) en cada ubicación mediante la lectura de una etiqueta NFC, adicionalmente permite visualizar el protocolo de trabajo según el sitio en el que se encuentran y si es el caso, responder un cuestionario de toma de datos relacionado con el servicio prestado y el estado del mismo en esa ubicación.
    • Relojes de presencia, pantallas de aseos y control, y otras posibilidades, ancladas en puntos específicos que complementan las opciones de movilidad, ya no sólo en la introducción de datos sino también en la visualización.
  • Web: basado en el Business Intelligence ReporTec, está dirigido fundamentalmente a supervisores, gerentes y personal ejecutivo del cliente y permite las siguientes funciones:
    • Explotación de datos por parte del cliente, mediante cuadro de mandos, gráficas, consulta de informes y cubos Olap previamente configurados.
    • Automatización de generación y envío de informes periódicos, despreocupando a los usuarios administrativos de las elaboraciones de estos informes.
    • Alta de trabajos de demanda, así como las incidencias relacionadas con el servicio y con el personal.
      El acceso web facilita el uso del sistema y por tanto el seguimiento del servicio por el cliente en tiempo real y las opciones de movilidad, con PDAs y Smartphones, permite capturar la información en el momento y lugar donde se genera.

Los tres escenarios de trabajo están sincronizados en tiempo real y componen una única solución completa o plataforma de software. (BackOffice, Movilidad y Web).

CleanTec/BackOffice

CleanTec/BackOffice

Estructuración de la información (Zonas, Áreas,...)

CleanTec dispone de múltiples opciones para clasificar la información, que facilitan la comprensión de esta, y su posterior análisis. Dicho trabajo se lleva a cabo desde el módulo de BackOffice o CleanTec/BackOffice. Así el edificio, edificios o complejo constructivo, susceptible del servicio se puede agrupar en una estructura padre hijo tan profunda como se necesite, disponiendo al menos de las siguientes clasificaciones:

  • ZONAS: Obedecen a un criterio físico de ordenación: Poblaciones, tipo de institución, institución, distribución de edificios, plantas, sitios.

zonas

 

  • AREAS: Obedecen a un criterio funcional o departamental de las estancias: colegios, zona recreativa, administración, etc.
  • TIPO DE SITIO: Obedecen a un criterio según el uso que se da a un sitio o estancia específica: Aula, aseos, pasillos, despachos, biblioteca,...

tipo_estancia

 

  • AMBITO: Asimismo se puede asignar, otros parámetros de agrupación, como los tipos de riesgo a las estancias que permiten ampliar la información y facilitar el posterior análisis a través de informes. También se puede utilizar como criterio para una intensidad de limpieza, restricción de acceso, etc.

ambito

 

Con esta clasificación, a la hora de introducir en el sistema cada sitio o estancia, esta queda perfectamente definida dentro de los organigramas y estructura del grupo lo que permite una explotación y control de la información totalmente ajustada a las necesidades de cada momento.

ficha_sitio

 

Cada sitio o estancia, además, queda relacionado con un historial de todos los servicios de limpieza que se han prestado en el mismo o que tiene planificados.

ficha_estancia

 

Planificación de los servicios

Planificación de los servicios

Desde CleanTec/BackOffice vamos a gestionar y configurar los diferentes tipos de servicios que existan en el contrato o sean susceptibles de gestión y seguimiento, indicando entre otros puntos, los protocolos y los materiales utilizados para los servicios de limpieza definiendo su uso según el tipo de servicio:

ficha_tipo_limpieza

 

Dispondremos para cada tipo de servicio, de planificaciones y frecuencias diferentes en función de la zona, la época del año, el día de la semana, la hora de ejecución, etc., indicándose entre otros los siguientes puntos:

  • Su planicifación, automática o manual.
  • El momento en el que se realiza (días de la semana, horario, ...)
  • Duración
  • Capacidad
  • Protocolo de trabajo
  • ...

Además, el calendario laboral permite tener en cuenta aquellos días festivos a la hora de llevar a cabo una planificación no asignando servicios en estos días, si el tipo de servicio requiere ser ejecutado en día laboral.

calendario_laboral

 

Adicionalmente también valora a la hora de hacer la planificación, la ruta de paso y todas las circunstancias en las que pueden llevarse a cabo, permitiendo que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidente (Por ejemplo: limpieza Anual superponerse con la Mensual).

Los diferentes Tipos de Servicios o tareas a desempeñar, estarán relacionados, a través de una figura denominada “asociaciones” con las diferentes Zonas, Áreas, Tipos de estancias,… del complejo constructivo, con el objetivo de poder establecer frecuencias o protocolos de trabajo diferentes en función de estos parámetros.

asignar_tipo_servicio

 

A partir de la configuración anterior obtendremos el cuadrante de planificación donde se podrán observar:

  • Las diferentes actividades planificadas con su fecha de ejecución y el estado de las mismas: Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc., dentro de los posibles estados previamente configurados.
  • Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración, o revisión de puntos asociados a cada servicio.
  • Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros datos a partir de colores e iconos en cada combinación.

 

cuadrante_planificacion_servicios_sitio

planificacion_centros_educativos


Finalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen los partes de trabajo diarios.

Cada servicio se relaciona en el calendario y en su fecha concreta indicando a través de un color el estado del servicio para esa estancia conociendo también a través de la misma imagen si está pendiente, realizado, cancelado, planificado, etc.

La planificación al completo puede gestionarse desde una sola pantalla y, con un solo click, el usuario puede cambiar el estado de una estancia en un determinado día, introducir comentarios sobre un servicio, o simplemente cambiar el icono que indique un mensaje específico en ese servicio, estancia y día.

Por último, la planificación de la información puede visualizarse en su conjunto o filtrada en función de la estructura que se haya definido inicialmente para todas las estancias.

El cuadrante nos dará la mayor información posible de un solo vistazo, gracias al juego de colores e iconos con el que puede ser configurado. El color de fondo determinará el estado del servicio: Amarillo: planificado, Rojo: cancelado, Verde: Limpieza ejecutada… El icono marcará el tipo de servicio planificado para cada día.

Una vez configurados los servicios, el programa permite una planificación automática en función de frecuencias, características y relaciones con una u otra zona, o bien que el cuadrante se realice de una forma manual para otro tipo de servicios diferentes.

Esta planificación puede ser modificada o confirmada en cualquier momento por el usuario responsable de la misma y mantiene toda la relación de estancias propias del servicio, perfectamente clasificadas, detallando el histórico de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado.

calculo_programacion_servicios

 

Gestión de Incidencias y Servicios Bajo Demanda

Gestión de Incidencias y Servicios Bajo Demanda

CleanTec permite el alta de incidencias y servicios que se prestan bajo demanda, desde los 3 entornos de trabajo:

  • Desde el BackOffice a los gestores de la contrata.
  • Desde el entorno Web al personal del cliente como supervisores o similares.
  • Desde las PDAs a los encargados.

Las incidencias pueden dividirse en dos grandes grupos, aquellas que simplemente dejan constancia de una deficiencia, generalmente relacionadas con servicios de limpieza y aquellas que además requieren de actividades de seguimiento posterior, más relacionadas con servicios de mantenimiento, a las cuales se les puede relacionar con un oficio o responsable de la resolución. En todos los casos se les puede asociar un valor en función de su gravedad.

En el caso de los servicios bajo demanda, se permite al usuario seleccionar además del tipo de servicio a realizar, otros aspectos necesarios para el desempeño del mismo, como la zona, el sitio concreto o el EPI necesario del trabajador.

alta_incidencia
 

Notificaciones y plantillas

El sistema permite diseñar avisos para ser enviados por mail o SMS en el momento en el que se abre una incidencia o un servicio bajo demanda y/o en el momento en el que se cierra.

Control de Presencia y Gestión de Personal

Control de Presencia y Gestión de Personal

fichaje_personalCon esta funcionalidad de la aplicación se manejan todos los empleados que llevan a cabo el servicio, la ubicación física a la que pertenecen, el control de fichaje (entrada y salida del centro), los turnos de trabajo, el horario de cada turno, el calendario laboral, las incidencias de asistencias, o las incidencias en retrasos de entradas y salidas, etc.

En función de los fichajes se establece el cuadrante de personal del trabajo (previsto y ejecutado), registrando las horas de trabajo del personal, las incidencias y ausencias de estos, vacaciones, etc. Lo que permite ver tanto una previsión de horas presenciales estimadas por centro, como las horas de presencias reales después del fichaje.

Adicionalmente en la ficha de cada trabajador dispondremos del acumulado de horas trabajas y servicios, incidencias, vacaciones, amonestaciones, habilidades, categoría, etc.

El cuadrante de personal, se puede planificar al igual que el de servicios, disponiendo así de una previsión de las asistencias por centro, sitio, etc. y también puede ser calculado automáticamente en función de los parámetros establecidos, como el número de empleados mínimo por zona/área o por servicio.

Dentro de los horarios, se puede asignar un horario a cada turno, a cada trabajador y a cada centro, diferenciando entre días de la semana y entre diferentes épocas del año.

Interactuación con el Cliente y comunicación de incidencias: También, a través del entorno Web se permite al cliente no sólo ver el estado de los fichajes y presencias, sino dar de alta incidencias relacionadas con el fichaje, tanto incidencias presenciales (con el trabajador en el servicio) como incidencias relacionadas con la no asistencia del trabajador.

 

cuadrante_personal_fichaje trabajadores_sitio

 

La aplicación permite obtener diferentes informes relacionados con el control de presencia, disponibles a través del entorno web o mediante la configuración del envío automático.

informe_presencia_semanalinforme_personal_presente

personal_asignado_zona

Dispositivos para fichajes

El fichaje se puede realizar mediante PDA o mediante relojes biométricos de presencia

 

fichaje_personal_pda

El fichaje mediante la PDA se puede hacer tanto presencial como de forma no presencial. Para ello se precisa asociar al personal un código de tarjeta de identificación. El encargado lee las tarjetas de los empleados con la PDA identificando zona y turno y estos registros se transfieren en tiempo real al servidor. Se trata del sistema más estable y seguro, puesto que permite al encargado introducir las diferentes incidencias en cada momento.

 

Este sistema de fichaje es especialmente ágil si los trabajadores realizan los servicios en zonas muy dispersas, por ejemplo una red de centros educativos y/o colegios y/o en varios sitios al largo del día.

reloj_fichaje_huella

En el caso de los Relojes de Presencia, la identificación del trabajador se realiza generalmente a través de la huella dactilar o lectura biométrica, siendo también posible la lectura de tarjetas de proximidad o introducción de PIN. En este caso los relojes disponen de comunicación GPRS en tiempo real y precisan de la codificación de incidencias y su aprendizaje por parte del personal.

informe_control_presencia

 

Control de Presencia por Servicios y Estancias

Control de Presencia por Servicios y Estancias

Trazabilidad del Servicio

Pueden existir zonas o servicios, donde se pretenda conocer el tiempo utilizado en cada estancia, el tipo de servicio realizado o la hora de realización entre otra información posible.

Smartphone: trazabilidad_servicio_smartphoneCon la App de CleanTec con el que leerá la etiqueta identificativa de cada estancia. Estas etiquetas contienen un TAG NFC que permiten su identificación sólo con acercar el Smarphone, momento en el que se registrar la hora de la lectura del TAG. Adicionalmente se puede configurar para el trabajador pueda seleccionar en la pantalla el tipo de servicio a realizar en caso de que puedan existir varios diferentes, leer el protocolo de trabajo o responder a un cuestionario relacionado con la estancia y el servicio, es decir un check-list con parámetros previamente definidos. De esta forma obtenemos la trazabilidad completa de los servicios en cada estancia, el registro de acceso a zonas con riesgo elevada y un comprobante de la tarea realizada en cada punto.

 

trazabilidad_servicio_pda
PDAs:
Mediante las PDAs el encargado ve el listado con todos los servicios pendientes de ejecutar, marcando aquellos que hubieran sido realizados y respondiendo al cuestionario de toma de datos que tuvieran asociado si es el caso. De esta forma el encargado recibe todos los servicios pendientes según la planificación y marca aquellos que hubiera comprobado que se han realizado, pudiendo a la vez cumplimentar un cuestionario de verificación donde se indica los elementos y puntos de revisión y la calidad de la ejecución de las tareas.


Otros dispositivos de control de presencia remota:
Existen otros dispositivos que a través de antenas o GPS que permiten conocer la ubicación exacta del trabajador y por tanto el cierre de servicios planificados de forma automática indicando la hora y tiempo de presencia.

trazabilidad_servicio_control_presencia_remota

 

Control de Calidad – Check-list e Indicadores (KPIs)

Control de Calidad – Check-list e Indicadores (KPIs)

ilu_3CleanTec permite la cumplimentación de diferentes cuestionarios de calidad y check-lists de control para su posterior tratamiento.

Estos cuestionarios y check–lists son asociados a un tipo de servicio de “Revisión” en lugar de actividades de Limpieza, pudiéndose diseñar igualmente recorridos (fijos o aleatorios) de sitios a revisar, así como una planificación y frecuencia de las revisión.

control_calidad_cuestionarioLos cuestionarios pueden ser parametrizados directamente por el usuario y sincronizados automáticamente por la PDA, medir el grado de cumplimiento, de calidad o de satisfacción sobre un servicio, y pueden estar asociados con las incidencias. CleanTec también permite informes comparativos entre distintas instituciones reflejando el grado de cumplimiento del servicio. Esta valoración se puede hacer mediante los check-lists previamente mencionados y ponderados según el criterio que se considere oportuno.

Estos cuestionarios formarán parte del sistema de evaluación de la calidad del servicio prestado incluyendo los indicadores para la medición de la calidad de los servicios (KPIs).

control_calidad
 

Integración con Dashboard

Los cuestionarios de verificación son cuantificables según los diferentes KPIs, indicadores de desempeño o ratios diseñados y el valor ponderado asignado a cada respuesta espera.

Los datos consolidados son integrados con un diseño de Cuadros de mando y gráficas que permitan una rápida comprensión de la situación, detectándose inmediatamente de forma visual los puntos que están fuera de la media permitida.

Entorno Web

Entorno Web

La funcionalidad principal del Módulo Web es permitir al cliente interactuar directamente con el sistema de gestión de información del servicio, a través del alta y gestión de incidencias ya descrito o través de la visualización de los datos y la gestión de los informes.

modulo_webEl módulo Web para la exploración de datos es accesible desde cualquier navegador web y se consigue a partir del software Business Intelligence ReporTEC y ReporTEC/WEB, incluidos dentro de CleanTec, lo que permite que aquellos usuarios autorizados puedan consultar diferentes informes, grids, cubos de datos desde y cuadros de mando, un entorno web desde cualquier punto en el que se encuentren con un ordenador conectado a internet.

Este módulo WEB ha sido desarrollado para la explotación de los datos por parte de terceros, gerentes de servicio o similares.

Da acceso en un entorno WEB a los informes generados en la aplicación CleanTec y catalogados como acceso a los mismos desde el exterior según el perfil de cada usuario.

Estos informes pueden ser presentados en una plantilla prediseñada, cubo Olap, Grid dinámico, informes de estado basados en plantillas Office o en diferentes gráficas analíticas, mediante la utilidad de Dashboard.

Igualmente desde el entorno WEB los informes pueden ser exportados a ficheros excel, pdf o similares.

CleanTec permite restringir los datos de cada usuario a una o varias zonas, por ejemplo todos los centros educativos de un municipio o solo un centro en concreto.

Automatización de informes

Automatización de informes

grafico_resumenReporTec permite ejecutar informes de forma automática previamente programada y enviar estos a una dirección de correo electrónico y con un formato de fichero igualmente preconfigurado lo que ofrece la posibilidad de realizar tareas desatendidas, al enviar informes de servicio sin intervención de ningún usuario.

Además de emitir dichos informes se podrán indicar incidencias que se enviarán en tiempo real, permitiendo que el seguimiento y control de las mismas sea inmediato.

La aplicación además permite configurar exportaciones de datos automáticas para la integración con otras plataformas de software mediante ficheros txt, xls, xml,…




Gestor y Repositorio de Ficheros

Gestor y Repositorio de Ficheros

Dentro del entorno Web se incluye una gestión de ficheros a intercambiar con el cliente, tales como informes, facturas, actas de reunión o similares.

Documentos que deben ser compartidos y sobre los que también están activos los controles de seguridad según el perfil de usuario y queda reflejado la fechas de sus accesos.


gestor_repositorio_ficheros

 

Visualización de Cuadrantes desde el entorno WEB

Visualización de Cuadrantes desde el entorno WEB

Desde el entorno se permite ver no sólo los informes estándar sino también visualizar en tiempo real los diferentes cuadrantes e interactuar con la información de estos.

cuadrante_personal_entorno_web cuadrante_servicios_entorno_web

Desde la casilla de cada estancia/fecha se permite acceder a una información más detallada de cada servicio, desde el propio entorno web.

Los informes estándar pueden ser configurados según las necesidades del cliente e incluir gráficas y datos consolidados.

A continuación vemos un informe del número de actividades o servicios realizados diariamente y una gráfica según las incidencias presentadas por tipo.

grafica_inicidencias_tipo

 

Cubos Olap

Cubos Olap

El sistema permite además gestionar información mediante cubos olap o tablas dinámicas, permitiendo al usuario diseñar y almacenar sus propias vistas. Una de las más utilizadas sirve para medir los servicios o actividades planificadas con las realmente ejecutadas en un periodo de tiempo para hacer un seguimiento del cumplimiento de las frecuencias comprometidas, a continuación mostramos un ejemplo:

cubo_olap

 

Adicionalmente el programa permite visualizar información de forma intuitiva a través de planos de planta diseñados a partir de ficheros Autocad, el estado de limpieza de las zonas y áreas definidas.

informacion_area_planta_baja

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file iconCleanTec Centros Educativos

 

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